Kontinuitetshantering handlar om att systematiskt planera för att upprätthålla sin verksamhet på en tolerabel nivå, oavsett störningar som verksamheten utsätts för. Dessa störningar kan exempelvis vara personalbortfall, strömavbrott eller att leveransen av viktiga varor stannar upp. Kortfattat kan vi säga att kontinuitetshantering handlar om:

• Att kartlägga våra viktiga verksamheter och processer för att identifiera beroenden av resurser.
• Bestämma vad som är acceptabla avbrottstider samt genomföra åtgärder som minskar risken för störningar.
• Skapa planer för att hantera störningar som kan uppstå för att minimera konsekvenserna av dem.

I detta blogginlägg kommer vi gå igenom varför kontinuitetshantering är viktigt, men även om hur du går tillväga och arbetar framgångsrikt med kontinuitetshantering.

1 juli 2024

Varför är kontinuitetshantering viktigt för min verksamhet?

Syftet med kontinuitetshantering är att upprätthålla samhällsviktiga funktioner även under kriser eller krig. Kontinuitetshantering berör alltså främst de verksamheter som är samhällsviktiga. Detta kan exempelvis vara sjukvård, kollektivtrafik och skola, men även privata aktörers verksamheter så som transportverksamheter, tillverkning av råvaror eller tillhandahållande av internettjänster.

Kontinuitetshantering ses sammanfattningsvis som en viktig metod för att skapa en grundläggande förmåga och uthållighet för samhällsviktiga verksamheter. Detta är en grundförutsättning för Sveriges beredskap.

Hur kan ett arbete med kontinuitetshantering se ut?

Utifrån MSBs rekommendationer är det mest lämpliga att arbeta med kontinuitetshantering utifrån PDCA-modellen (Plan-Do-Check-Act). En sammanfattning av arbetet utifrån PDCA skulle enligt MSB se liknande ut detta:

Hur kan jag underlätta och tydliggöra kontinuitetshantering?

Med rätt verktygslåda kan vi både skapa förutsättningar och underlätta arbetet med kontinuitetshantering – i alla steg.

2c8 Apps är ett verktyg där du kan visualisera verksamhetens processer med tillhörande beskrivningar, krav, risker, ansvarsroller och mycket mer.

1. Identifiera och kartlägg kritiska processer
   Om ni inte redan har kartlagt era processer så är det ett perfekt tillfälle att göra det i samband med kontinuitetshanteringen. Sitt tillsammans i workshops och modellera upp flödet för era mest samhällskritiska processer. Här kan du tillsammans med kollegor fastställa vilka resurser som finns i dagsläget, hur ansvaret inom dessa ser ut eller vilka system som stödjer processerna. När vi synliggör processerna på detta vis underlättas kommunikationen kring dem.
2. Identifiera risker och sårbarheter
   När de samhällsviktiga processerna är kartlagda kan vi börja titta på vilka risker och sårbarheter som finns i processerna. Har vi tillräckligt med resurser för en eventuell kris? Vad händer om personalen som ansvarar för en viss aktivitet inte kommer till jobbet? Vad händer om vi förlorar internet och vårt systemstöd inte finns tillgängligt? Genom att identifiera risker och placera ut dessa i vår process blir det tydligt var problem kan uppstå.
3. Bestäm acceptable avbrottstider
   När vi synliggjort och kartlagt de risker och sårbarheter som kan finnas i processerna kan vi börja titta på avbrottstider. Hur länge kan vi ha avbrott i moment av verksamheten utan negativa konsekvenser? Även här underlättas arbetet av kartläggningen, där vi smidigt kan se vad som kräver åtgärder.
4. Utveckla åtgärdsplaner
   Nu är det dags att börja utveckla våra åtgärdsplaner för att hantera de risker och sårbarheter vi identifierat. Här kan vi börja kartlägga alternativa arbetsflöden eller helt nya processer som enbart ska gälla vid kriser. Detta kan vara allt ifrån att kartlägga hela beslutsfattandeprocesser vid en kris, till att kartlägga hur vi hanterar andra system när våra vanliga system inte fungerar.
5. Utbilda och informera personal
   De processer ni nu kartlagt kan smidigt fungera som ett stöd för medarbetare att använda sig av vid extraordinära händelser. De beskriver steg för steg hur vi ska agera vid olika situationer som kan uppstå. Samtidigt kan vi enkelt koppla policys och checklistor direkt till processerna, som kompletterar det visuella med mer detaljerad information om varje scenario.
6. Arbeta systematiskt med kontinuitetshantering
   När ni har kartlagt era processer i 2c8 Apps har ni all även skapat förutsättningarna att förvalta och vidareutveckla dem. Kontinuitetshanteringen ska aldrig ses som en färdig produkt, utan något att ständigt arbeta vidare på för att förbättra.
   
   Sammanfattningsvis kan visualisering under kontinuitetsarbetet ses som en kraftfull resurs för att hantera och förbereda sig för oplanerade händelser.