Begreppsmodell
– ett effektivt sätt att stärka kommunikation

Vad är en begreppsmodell?

En begreppsmodell är en visuell modell som består av begreppsdefinitioner och som syftar till att stärka kommunikationen mellan människor samt definiera verksamhetsspråket.

Begreppsmodeller kan användas i flera olika situationer där vi dokumenterar verksamheten. Vid kartläggning av verksamheten och dess processer är det optimalt att använda sig av begreppsmodellen för att definiera de ord som förekommer och skapa en entydig tolkning av alla andra verksamhetsmodeller.

Vad är begrepp i en verksamhet?

När vi pratar om begrepp ur ett generellt perspektiv syftar vi på vår mentala föreställning om företeelser i verkligenheten, alltså något som enbart existerar i vårt sinne. Vi använder språket för att kommunicera om dessa begrepp i hopp om att få en gemensam bild av vad vi avser.

I en verksamhet kan vi säga att begrepp avser alla materiella och immateriella värden som är av betydelse för verksamheten, och som verksamheten därav behöver hantera information om.

Varför ska du använda dig av en begreppsmodell?

Att använda sig av begreppsmodellen för att förbättra kommunikationen inom en verksamhet för med sig en rad fördelar:

1. Ett gemensamt språk
   Begreppsmodellen bidrar till att skapa ett gemensamt språk eller uppsättning termer som alla i verksamheten kan förstå. Detta minskar risken för missförstånd och säkerställer att vi alla pratar om samma sak när vi diskuterar komplexa idéer eller processer. Detta är i sin tur avgörande för att säkerställa att alla team och avdelningar arbetar mot samma mål och syften.
   
2. Förenkla det komplexa
   Begreppsmodellen bryter ned komplexa processer eller strukturer till mer lättsmälta komponenter. Det gör det lättare för våra medarbetare att förstå invecklade detaljer i organisationen.
   
3. Skapa förståelse
   I sammanhang där vi använder oss av visuella modeller för att representera relationer, strukturer eller processer fungerar begreppsmodellen som ett kraftfullt verktyg för att hjälpa individer att förstå ”the bigger picture”. Detta är särskilt fördelaktigt för de människor som föredrar visuella förklaringar och har svårt för texttunga dokument eller verbala utläggningar.

Hur skapar du en begreppsmodell?

När vi kartlägger verksamheten samlar vi på oss en mängd begrepp som vi behöver definiera i begreppsmodellen. Detta gör vi genom att relatera och förhålla dem till varandra.

I nedan exempel kan vi se att vi placerat ut ett objekt som heter ”Order”. Vi placerar sedan ut objekt som visualiserar hur andra begrepp förhåller sig till ”Order”. Detta tydliggör vi genom att koppla relationer mellan objekten. Exempelvis kan vi se att en ”Order” är lagd av ”Kund”, eller att en ”Order” avser en ”Tjänst”.

På detta vis har vi tydliggjort i en visuell modell vad vi menar med en order. Begreppsmodellen är ett bra stadie innan du början informationsmodellera. I en informationsmodell finns det mer struktur och man ska vara mer noggrann med vilka begrepp från verksamheten som ska vara entiteter, vad som är egenskaper och vilken typ av relation som finns mellan de olika entiteterna. Om man tex i en begreppsmodell identifierat Order och Orderdatum så kommer man sannolikt i en informationsmodell att dokumentera Order som en entitet och Orderdatum som en egenskap på Order, inte som en entitet. 

Vill du veta mer om begreppsmodellen?

Våra konsulter har skrivit en artikel om begrepps- och informationsmodellering i 2c8 Apps. Klicka här för att läsa mer!