Är det dags för er att komma igång med ert kvalitetsledningssystem? Eller är ni kanske i tankarna av att skapa ett? I detta blogginlägg finner du en steg-för-steg-guide och allt du behöver veta för att komma igång med ert arbete!

• Klargör behovet
• Förankra arbetet i verksamheten
• Utse ansvariga
• Kartlägg i workshops

19 juni 2024

Vad är ett kvalitetsledningssystem?

Enkelt sagt så är det övergripande syftet med ett kvalitetsledningssystem att fungera som ett stöd för verksamheten att säkerställa kvalité. Det ska hjälpa ledningen att systematiskt och kontinuerligt utveckla, följa upp och kvalitetssäkra sin verksamhet med fokus på att möta kundernas behov. Detta utgör grunden för ett fortlöpande förbättringsarbete då man ser till att man gör rätt saker, vid rätt tillfälle, på rätt plats och av rätt kompentens.  

Hur säkerställer du kvalité inom verksamheten?

Hur kan man då med hjälp av ett ledningssystem säkerställa att man inom verksamheten håller en viss kvalité? Jo, det handlar egentligen om att visa på att verksamheten uppfyller krav från intressenter, följer lagar eller utgår från vissa standarder på ett systematiskt arbetssätt. Med ett visuellt ledningssystem kan du visa omvärlden samt bekräfta för er själva att ni har inkluderat dessa aspekter i verksamheten och dess processer.

Varför ska du ha ett kvalitetsledningssystem?

Det finns många olika orsaker till att implementera ett kvalitetsledningssystem, inte minst för att vara konkurrenskraftig. Detta då många kunder och intressenter idag ställer krav på sina leverantörer att faktiskt vara certifierade mot en specifik standard. Att bli certifierad innebär att man har ett ledningssystem som uppfyller de krav som finns uppställda i standarden. ISO 9001 är ett exempel på en världskänd standard kring kvalitetsledning. Standarden används av företag och organisationer världen över för att visa sina intressenter att de uppnår kvalité. Resultatet av detta blir bland annat ökade affärer då man uppfyller kunder/potentiella kunders behov.

Ett kvalitetsledningssystem är dock mer än en certifiering. Det är ett verktyg att använda för att strukturera verksamheten och hålla koll på alla olika aktiviteter, samtidigt som man kan lägga fokus på ett kontinuerligt förbättringsarbete. Standardiserade och effektiviserade processer skapar förutsättningar för en mer kostnadseffektiv verksamhet. Som nämnt tidigare, så görs rätt saker på rätt plats och vid rätt tillfälle. Överblicken och dokumenteringen kring verksamhetens processer skapar utrymme för att identifiera områden att förbättra.

Så här kommer du igång

Nedan har vi samlat steg-för-steg-guide med punkter som är viktiga att ha i åtanke när man påbörjar arbetet med sitt kvalitetsledningssystem:

1. Klargör behov
   Innan arbetet påbörjas är det viktigt att klargöra behovet av ett kvalitetsledningssystem. Vill vi certifiera oss mot ISO 9001? Vilka regler och standarder vill vi i ledningssystemet påvisa att vi följer? Varför vill vi göra detta? Att klargöra behovet skapar både en bra utgångspunkt för att formulera mål men synliggör även behovet för medarbetare och ledning. Detta för oss vidare till nästa punkt:
   
2. Förankra arbetet i verksamheten
   Att förankra arbetet med kvalitetsledningssystemet inom organisationen i ett tidigt skede är till stor fördel. Detta gäller på alla nivåer. Från ledningen som ska styra verksamheten utifrån ledningssystemet till medarbetare som har en djupare inblick i enskilda processer och arbetsuppgifter. Att få med alla i arbetet kommer bidra till en mer representativ bild av verksamheten och skapar förutsättningar för att kunna identifiera förbättringsområden på olika plan.
   
3. Utse ansvariga
   Ifall ingen är ansvarig för projektet att skapa ett kvalitetsledningssystem är det lätt att det rinner ut i sanden. Samla en grupp av människor som kan utses som ansvariga för att koordinera arbetet och som ansvarar för att kartlägga processerna.
   
4. Kartlägg i workshops
   Att visualisera processerna tillsammans i workshops har många fördelar i arbetet med kvalitetsledningssystemet. Dels får vi en representativ bild av verksamheten, men vi kan även identifiera de brister och risker som finns. En aktiv dialog kring hur processerna ser ut idag, hur vi kan optimera flödena och hur varje enskild aktivitet påverkar kommer ge er mycket! Klicka här för att läsa mer om hur 2c8 Apps kan underlätta ditt arbete i workshops.