Verksamhetsbaserad (eller processbaserad) arkivredovisning är ett sätt att redovisa handlingar inom Sveriges statliga myndigheter. Akrivredovisningen syftar till att informationsredovisa istället för att arkivredovisa. Detta ska ge en bättre återspegling av myndigheternas verksamheter, samt underlätta återsökningar i arkivet.

I detta blogginlägg kommer vi gå igenom Best Practice för hur du arbetar med verksamhetsbaserad akrivredovisning.

5 augusti 2024

2c8 Apps hjälper dig att kvalitetssäkra er arkivredovisning genom lättlästa modeller och kraftfull funktionalitet. Synliggör era verksamhetsprocesser, handlingar som ingår i dessa och definiera era handlingsslag. Verksamhetsbaserad arkivredovining i 2c8 Apps har en mängd fördelar i jämförelse med att arbeta i dokument som uppdateras vid behov:

• Smidigare hantering för arkivarier, registratorer etc: Handlingstyperna lever i processerna/handlingsslagen och ägandeskapet för dem blir tydligt genom processägarskap. Ytterligare kan du standardisera värden för hanteringsanvisningar. Genom att sätta standardvärden som är giltiga blir både uppdateringar och möjligheten att samla liknande handlingstyper enklare.
  
• Lättare för utförare av processerna att hantera handlingstyper: Du som följer processen kan direkt få information om vilken handlingstyp de hanterar/skapar och får rätt information om hur den ska hanteras. Detta innebär att du som utförare av en process inte behöver leta efter rätt information i en lång informationshanteringsplan.
  
• Dataskydd och informationssäkerhet: Genom att synliggöra handlingstyperna i processerna blir det tydligt vilken information som ska klassas och som påverkar processernas skyddsvärde.
  

Kort om klassificeringsstruktur

I 2c8 Apps kan klassificeringsstrukturen skapas utifrån de faktiska processerna som du modellerar. Det blir då en renodlad processbaserad klassificeringsstruktur. Du kan även skapa och använda dig av andra klassificeringsstrukturer i 2c8 Apps, exempelvis en mer standardiserad så som KLASSA (arkiv). Om du önskar att ha en struktur som håller över tid kan en separat struktur skapar med referens till handlingstyperna. Eftersom handlingstyperna finns i processerna får du därför en koppling mellan struktur och process.

Förutsättningar

I denna guide utgår vi ifrån att det redan finns en inventering av handlingstyper och hanteringsanvisningar dokumenterat i Excel eller Word. Även en klassificeringsstruktur är av värde.

Step-by-step

Steg 1: Val av klassificeringsstruktur

Först och främst behöver du bestämma om klassificeringsstrukturen ska vara helt processbaserad eller mer verksamhetsbaserad med referens till processer/handlingsslag. Modellerna för strukturen behöver relationer för att känna till varandra. I vårt paket för arkivredovisning finns dessa att få, men valet kring väg för klassificeringsstrukturen måste tas först.

Steg 2: Genomgång av handlingstyper

Är hanteringsanvisingarna stringenta? Vill vi slå ihop eller slå isär anvisningarna? I 2c8 Apps kan du filtrera på värden och skapa olika listor.

Steg 3: Skapa fält för hanteringsanvisningarna och importera

Med 2c8 Apps kan handlingstyperna enkelt importeras via Excel. Det finns alltså inget behov av att manuellt mata in handlingstyperna. Du kan med fördel involvera dataskydd och informationssökerhet om de önskar få med något fält.

Steg 4: Placera handlingstyperna

I detta steg behöver du placera in handlingstyperna i rätt processer och koppla dem till rätt aktivitet. Om processen inte är kartlagd kan du lägga it dem i en modell för processen ändå. Det största värdet uppnås dock om de är kopplade till den aktivitet där de skapas/används.

Steg 5: Publicera materialet.

Det publicerade materialet från 2c8 Apps kan du anpassa för att visa de hanteringsanvisningar som användaren behöver. Du kan även skapa listor med ytterligare information för andra målgrupper. Klicka här för att läsa mer om publicering i 2c8 Apps.