Konsultcase
Nacka Energi: Hur processkartläggningen ledde till stora besparingar
En känsla av att vi kan göra bättre
Bakgrunden till arbetet låg inte i att de identifierat stora, onödiga kostnader. I stället grundade det sig i en känsla av att hela processen från beställning till leverans inte fungerade som den skulle. Känslan kunde beskrivas som ”det här kan vi göra bättre”. Elin menar på att det ofta är just den här känslan som är drivande i processutvecklingen.
”Ofta har vi inte koll på att vi faktiskt förlorar pengar i arbetet vi gör. I stället ser vi problemen i symtom av konsekvenser där vi missar deadlines, slarvar och spiller längs vägen”, berättar Elin.
Det var just denna känsla som låg till grunden för processutvecklingen, och som även visade sig vara mycket kostsam.
Kartläggning och analys av ineffektivitet
Det första steget i arbetet var att sätta ihop ett processteam med representanter från alla olika delar av processen. Detta gjordes så att alla perspektiv skulle beaktas, och att kartläggningen då skulle bli mer tvärfunktionell.
Nästa steg blev att i workshops, med Elin som workshopledare, börja kartlägga ett nuläge av den process de upplevde som ineffektiv. I 2c8 Apps kunde de därmed ge en visuell beskrivning av hur arbetsflödet såg ut, inklusive alla informella arbetssätt som fanns i processen. Utifrån LEAN-metoden började man analysera processen och identifiera de problem som fanns. Exempelvis noterade de alla delar av processen där ingen var utsedd som ansvarig. Sammanlagt identifierade de hela 17 olika problem i processen – stora som små.
”Vi beskådade alla delar av processen. Allt från processen i sin helhet, på aktivitetsnivå och överlämningar mellan och inom processen”, säger Elin.
När problemen var identifierade så analyseras de ytterligare med hjälp av en rot-orsaksanalys. Detta så att man verkligen skulle förstå vad problemen faktiskt grundade sig i.
Stora besparingar – simpla lösningar
Utifrån de 17 identifierade problemen och rot-orsaksanalyserna som gjordes började man nu titta på nödvändiga förbättringar.
”Vi gjorde en uträkning på ett av de 17 problem vi stötte på i den ursprungliga processen. Bara detta enskilda problem kostade 350 000 kr om året i interna arbetstider och konsekvenser. Lösningen visade sig vara en engångskostnad på 12 000 kr och sen intern arbetstidskostnad – allt identifierat i processkartläggningen”, konstaterar Elin.
Grunden för vidare utveckling
Då projektet enbart innehöll sig 10 timmar, kvarstår det arbete. Tanken är att identifiera lösningar till resten av slöserierna, skapa önskat läge och implementera den nya processen. Kartläggningen av processen skapad i 2c8 Apps ska sen publiceras ut till verksamheten för att alla medarbetare ska lära sig de nya arbetssätten. Publiceringen ska fortsättningsvis fungera som ett stöd för medarbetarna i det vardagliga arbetet.
Då projektet var så pass lyckat har man också hos Nacka Energi bestämt sig för att utveckla alla processer i verksamheten – något både Elin och dem är övertygade om kommer effektivisera verksamheten avsevärt.
Vill du veta mer? Kontakta mig:
Elin Wikstrand
Konsult