Nacka kommun: Resan till ett digitalt ledningssystem

Behovet av att kunna jobba enklare och effektivare med den sociala omsorgsprocessen, ledde till ett intensivt arbete med att skapa ett nytt ledningssystem. Tillsammans med 2c8 och Stratsys har Nacka kommun arbetat med att kartlägga sina processer och fokuserat på kvalitetsledning, planering och uppföljning. Detta har lett till ett mer strukturerat arbetssätt och att medborgare erbjuds och säkerställs god kvalitet.

7 augusti 2024

Nacka kommun har tidigare genomfört flera olika projekt för att få till ett kvalitativt ledningssystem men inte hittat något som kändes tillräckligt strukturerat och som mötte deras behov av att jobba med systematiska förbättringar.

”Vi behövde se över våra processer och arbetssätt, identifiera risker och analysera dem. Vi hade en uppfattning om att vi arbetade likadant men insåg att så inte var fallet. Det fanns en uppsjö av olika dokument på olika datorer och ibland visste man inte vilken den senaste versionen var. Därför var vi i behov av en samlad plats där våra processer och rutiner fanns tillgängliga digitalt”, säger Lina Blombergsson, biträdande social- och äldre direktör som tillsammans med Helena Lindenius, chef för kvalitets- och stödäldreenheten ansvarade för projektet.

Smidigare hantering med digitala processer

Projektet har drivits som två delprojekt där det ena arbetet har fokuserat på att kartlägga och rita processer tillsammans med 2c8, medan det andra har fokuserat på hur kvalitetsledningen, planering och uppföljning ska se ut tillsammans med Stratsys.

Genom arbetet har såväl lednings-, huvud- och stödprocesser identifierats. För att kartlägga och rita sina processer har medarbetarna använt sig av 2c8 Apps där gruppchefer tillsammans med sina medarbetare kartlagt sina respektive processer. För att lyckas med att förankra processförvaltningen i organisationen så har alla processer sedan tilldelats en processansvarig.

”Verktyget har gett cheferna bättre förståelse för och kunskap om kvalitetsledning och även förenklat för medarbetarna genom att vi har kopplat stödmaterial och blanketter till varje process. Det gör i sin tur att medborgaren säkerställs ett gott bemötande oavsett vem som hanterar ärendet och att vi alltid kan gå tillbaka och se avvikelser i hanteringen”, säger Helena Lindenius som har sett flera vinster med verktyget.

”Medarbetarna brinner för att hjälpa våra medborgare och nu kan även medborgare och nämnderna få insyn i vårt kvalitetsarbete genom att ta del av vår kvalitetsplan och kvalitetsberättelse”, fortsätter Helena Lindenius.

Positiv respons från medarbetarna

Projektet bedrevs hösten 2017 och efter årsskiftet presenterade de ett kvalificerat ledningssystem med 191 identifierade processer. Idag har de utökat användningen ytterligare.

”Responsen har varit uteslutande positiv från medarbetarnas håll. Denna gång körde vi ett kort, intensivt och styrt projekt vilket vi tror är en av framgångarna till att vi lyckades”, säger Lina Blombergsson.

Men hon är noga med att poängtera att det är ett ständigt pågående jobb.

”Man måste komma till insikt i att man aldrig blir klar och att alla ansvarar för att processen är rätt”, säger Lina Blombergsson.