Kundcase
Å Energi: Hur 2c8 Apps underlättat fusionen av två bolag
En lång bakgrund av process-tänk
Redan 2010 såg de på Glitre Energi ett behov av att skapa ett kvalitetsledningssystem. Initiativet grundades i att medarbetare på Glitre upplevde att alla rutiner och dokument med text var svåra att ta till sig. Man började då utvärdera olika verktyg och landade till slut i 2c8 Apps, som baserat på funktionalitet var det överlägsna alternativet.
I 2c8 Apps skapade man ett komplett kvalitetsledningssystem med verksamhetens alla processer. Det gjordes tillgängligt för medarbetare, fungerade som underlag för revisioner och användes aktivt för on-boarding av nya medarbetare. Genom kvalitetsledningssystemet skapat i 2c8 Apps kunde de alltså på ett visuellt sätt beskriva hur de arbetade och säkerställde kvalité i det vardagliga arbetet.
En processbaserad sammanslagning av två bolag
När Glitre Energi och Agder Energi skulle slås samman till en koncern såg de snabbt nyttan i processkartläggning. Även i detta skede utvärderades olika verktyg, men man var snabbt överens i båda bolagen om att 2c8 Apps var bäst för ändamålet.
”Vi var väldigt eniga om att det bästa sättet var att få det visuellt beskrivet hur både koncernen och arbetssätten inom våra olika områden skulle slås samman”, berättar Bent.
Med representanter från båda bolagen satte man sig ner och diskuterade hur man arbetade i dagsläget. Tillsammans tog man då fram nya arbetssätt och dokumenterade dessa som processer i 2c8 Apps. Bent påpekar att dessa tillfällen även blev möjligheter att utveckla processerna, samtidigt som medarbetare utbildades i nya arbetssätt och metoder. Resultatet blev ett kvalitetsledningssystem för Å Energi, där arbetssätten är tydligt dokumenterade för alla 1500 medarbetare.
Med tiden har processfokus inom organisationen växt ytterligare med en kvalitetsavdelning som arbetar med processer på heltid. De har även satt upp ett kvalitetsforum där de samlar modellörer från alla delar av verksamheten. Detta för att ständigt utveckla verksamhetens processer.
Nya användningsområden för 2c8 Apps upptäcks
I sin roll som systemansvarig över verksamhetens ERP (affärssystem) har Bent fortsatt upptäcka nya områden för processkartläggning i 2c8 Apps. Som en förberedelse till implementeringen av deras nya ERP har de använt 2c8 Apps för att på en hög nivå beskriva processer inom ekonomi, projekt, inköp och lagerhållning. Detta gör det enklare att identifiera kraven som finns och vilka processer som berörs. Inte minst hur flödet i systemet ska se ut för att hänga samman med ERP-systemets standardprocesser.
”Våra befintliga processer har varit mycket uppskattade av implementeringpartner vi haft kontakt med i vårt ERP-projekt. Även de hade ett processtänk i affärssystemets struktur. Vi tror att detta gör att hela implementeringen går smidigt och att vi snabbt kommer överens om lösningar”, fortsätter Bent.
Varför valde Å Energi 2c8 Apps?
Vi avslutar med att fråga Bent om varför de valde just 2c8 Apps i dessa arbeten. Svaret var simpelt: verktyget erbjöd en komplett och mångsidig lösning.
”Verktyget har hjälpt oss i allt från revisionsstyrning och dokumentering, till implementering av IT-system och stöd för medarbetare. Det har underlättat många aspekter av annars komplexa arbeten. Det är mycket lättare att förstå en bild än en lång text”, säger Bent.
Han fortsätter berätta om nyttorna av att alltid ha materialet från 2c8 nära till hands.
”Att modellerna med tillhörande information finns tillgängligt på dator, mobil och surfplatta har verkligen varit en fördel för oss som har medarbetare ute i fält.”
Avslutningsvis berättar också Bent att enkelheten och tillgången till stöd verkligen har underlättat inlärningsprocessen för nya användare.
”Som ny användare är det enkelt att snabbt komma i gång med stöd av utbildningar och FAQ’s som finns. Detta gör det enkelt att snabbt få i gång medarbetare att börja modellera”.
Vill du veta mer?
Boka demo
2c8 Apps är ett kraftfullt modelleringsverktyg som används inom en mängd olika tillämpningsområden. Boka en demo och utforska möjligheterna med 2c8 Apps.