Kundcase
SEOM: Resan mot processorienterad verksamhetsutveckling
Ett behov av en stabil grund för verksamhetsutveckling
När Sara började på SEOM 2016 var hennes första uppgift att införa ett miljöledningssystem. Detta eftersom man ville förstärka sitt miljöarbete och tydliggöra sin miljöprofil. Men utöver behovet av ett miljöledningssystem fanns också ett stort behov av att dokumentera verksamheten – något som lämpligast gjordes i 2c8 Apps.
”Det fanns en stark entreprenörsanda i företaget, men för att kunna bedriva verksamhetsutveckling på ett effektivt sätt behövde vi en grund för att veta vart vi står idag”, berättar Sara.
Det första Sara gjorde var att skapa en processkarta i 2c8 Apps. Utifrån denna kartläggning blev det snabbt tydligt att det fanns ”flera bolag inom bolaget”.
Processorienterad verksamhetsutveckling
Trots de många olika affärsområdena så kunde man börja med att skapa en företagsövergripande huvudprocesskarta för organisationen. Detta innebar att man inte behövde dokumentera en process för vatten, en för avfall och en för elnät. I stället ritade man gemensamma processer som exempelvis ”Leverera och underhålla”, som kunde följas oavsett vilket affärsområde man befann sig i. För de processer som behövde vara unika för varje affärsområde gjorde man en enskild process längre ned i strukturen.
”I den gemensamma processen ”Leverera och underhålla” finns det en separat process som beskriver hur vi producerar fjärrvärme. Denna behövs eftersom den är helt unik för just detta verksamhetsområde, till skillnad från processen ”Hantera incident” som utförs likadant överallt i verksamheten”, säger Sara.
I kartläggningen kunde Sara och hennes kollegor som arbetade i processerna utreda sina arbetssätt. Den bidrog till att de fick en tydlig bild av vad som fungerade bra och vad som fungerade mindre bra. Precis som de hade önskat blev processkartläggningen ett underlag för verksamhetsutveckling och de kunde fokusera på att optimera sina arbetssätt. Moment som inte var effektiva kunde tas bort från processerna och man fick nya arbetssätt att förhålla sig till.
Kartläggning som stöd för ett växande behov
När det stora arbetet med att dokumentera verksamhetens processer och organisationsschema i 2c8 Apps var gjort, kunde man nyttja materialet för att tillgodose andra behov som uppstått längs vägen. Processkartorna som Sara och hennes kollegor hade gjort visualiserade bland annat i vilka processer vissa IT-system användes. De kartlagda systemobjekten kunde de sedan återanvända för att skapa en övergripande modell över system.
”Här kunde vi gruppera de olika systemen, utse systemansvariga och även tillgodose behovet att dokumentera för GDPR-arbetet. På så vis kunde vi få en tydlig bild över vilka system vi har inom verksamheten, vilka som innehåller personuppgifter och hur detta hanteras”, fortsätter Sara.
Nu har Sara och hennes kollegor även påbörjat ett arbete med arkivredovisning, där processerna och tillhörande dokument i 2c8 Apps fungerar som ett starkt stöd.
”Vi har ju haft en dokumenthanteringsplan, men när vi tittar på dokumenten utifrån varje enskild process får vi en högre kvalité i arbetet. Vi skär tårtan från ett annat håll helt enkelt”, säger Sara.
Kartorna har också fungerat som ett underlag för SEOM:s certifiering inom ”Schysst elhandel”.
”Processerna fungerar idag som ett stöd för organisationen”
Kartläggningen som gjordes i 2c8 Apps publicerades ut i verksamheten och fungerar idag som ett stöd för medarbetarna. Processerna med tillhörande dokument och ansvarsförtydligande innebär att medarbetare har tillgång till visuella beskrivningar av hur arbetet ska genomföras.
”Mest positivt har det nog varit för nyanställda. Modellerna gör att det blir väldigt tydligt i en on-boarding hur du ska arbeta och vad som förväntas av dig i din roll. Publiceringen innebär att du alltid har möjlighet att gå in och ta reda på ”hur skulle jag hantera denna situation nu igen?”, förklarar Sara.
Sara fortsätter att berätta för oss hur även mer erfarna medarbetare får stor nytta av publiceringen när det gäller ”sällan-aktiviteter”, som hon kallar det.
”Det kan exempelvis handla om ett inköp som vissa medarbetare inte gör så ofta. Då kan de gå in i publiceringen och se hur ett inköp ska hanteras”.
Lärdomar dragna längs vägen
När vi frågar Sara om vad nyckeln till framgång är i ett sådant här projekt tar hon en lång paus innan hon svarar.
”Jag tror att en tydlig struktur från början är väldigt viktigt för att det inte ska bli rörigt. Det är bra att tänka på att det ska vara lätt att navigera i processerna och finna den information som man förväntar sig finna på en viss plats i verksamhetens processer”, säger Sara.
Hon fortsätter att prata om vikten av en pilotstudie innan det stora arbetet påbörjas. Hon menar på att det är bra att ta ett begränsat område och kartlägga först. På så vis blir det lättare att visa verksamheten på nyttan, men även sätta regler för hur man ska dokumentera.
Vill du veta mer om 2c8 Apps?
Boka demo
2c8 Apps är ett kraftfullt modelleringsverktyg som används inom en mängd olika tillämpningsområden. Boka en demo och utforska möjligheterna med 2c8 Apps.