Västtrafik: 2c8 Apps som ersätter Visio

Västtrafik ansvarar för kollektivtrafiken i Västsverige och varje dag väljer över 444 000 människor att resa med Västtrafik. Resorna sker via spårvagn, tåg, buss och båt. Deras arbete går ut på att utveckla och erbjuda hållbara resor och smarta tjänster, allt för att vara det självklara valet när man ska resa.

Vi har intervjuat Eva Constantin, Processutvecklingschef på Västtrafik, om hur deras arbete sett ut.

8 augusti 2024

Tidigare har Västtrafik använt sig av Microsoft Visio för att kartlägga och dokumentera sina processer,- vilket fungerade bra för enskilda processer, men man saknade helheten och kopplingarna mellan de olika kartorna. Man började prata med kollegor och titta runt på andra verktyg. 2019 beslutade man att gå från Microsoft Visio till 2c8 Apps. I slutet av september 2019 implementerades 2c8 i verksamheten och arbetet med att fundera på hur verktyget skulle användas för att fungera på bästa sätt för västtrafik började på allvar.

”Vi ägnade mycket tid åt att fundera över hur processerna kring verktyget skulle se ut, hur vi skulle hantera och introducera nya modellörer och hur vi skulle få med oss alla andra medarbetare i verksamheten”, berättar Eva.

För att få en helhetsbild av verksamhetens behov gjordes initialt en intressentanalys. Parallellt togs en metamodell fram, samt egna beskrivningar av objekt, riktlinjer för Västtrafiks sätt att rita. Utöver detta gjorde man också lathundar och instruktioner för medarbetare att ta del av. För att underlätta för medarbetarna och få enhetliga kartor gjordes även en egen repositorykonfiguration och färgprofil.

Lansering av det första materialet

De första processerna som Västtrafik modellerade i 2c8, utgick från tidigare material i Visio. Ambitionen var att gå live med 2c8 i april 2020, men på grund av Corona publicerades det första materialet i maj. Den första publiceringen bestod av ett begränsat antal processer, som sedan successivt fyllts på.

”Från maj 2020 och framåt har vi haft full fokus på att få igång alla modellörer och utbilda dem i hur vi vill rita våra processer. Vi har också haft allmänna introduktioner till verksamhetskartorna för medarbetarna”, förklarar Eva.

Idag har Västtrafik cirka 60 användare av 2c8 Apps. Nästan alla medarbetare har varit med på introduktionerna till verksamhetskartorna.

Ett pågående arbete

Arbetet med ledningssystemet fortskrider och Västtrafik arbetar löpande med att utveckla och förbättra processerna kring modellering och hanteringen av användare, men också med att utveckla själva innehållet i 2c8.

”Vi trycker jättemycket på att det är medarbetarna själva som äger sin processdokumentation och att den har två syften; dels att medarbetarna ska använda det som ett stöd i vardagen, dels som ett viktigt underlag när man vill utveckla och förbättra”, avslutar Eva.