Vaxholm stad: Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete

Socialförvaltningen i Vaxholms stad påbörjade under andra halvan av 2015 arbetet med att digitalisera och utveckla sitt ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete enligt SOSFS 2011:9. Genom att låta medarbetarna vara delaktiga i processbeskrivningen har kartläggningen gett upphov till både frågor och förklaringar till metoder, arbetssätt och resultat.

8 augusti 2024

Uppdraget var att identifiera, beskriva och fastställa de processer som behövs för att säkerställa verksamhetens kvalitet. Ett aningen luddigt uppdrag kan tyckas, men med hjälp av 2c8 Apps och Stratsys uppfylldes målet. Arbetet med att kartlägga myndighetens processer har varit en omvälvande resa där ett antal ”troll” dragits fram i ljuset av processbeskrivningarna.

”Det är svårt att mäta en lyckad produkt i offentlig verksamhet. Vi underpresterade på flera områden men kunde inte heller förändra då vi inte kunde redovisa våra processer. Vi var därför i stort behov av ett visuellt ledningssystem för att se vad vi kunde förbättra”, berättar Jan Sjöström, verksamhetsutvecklare på Socialförvaltningen, Vaxholms Stad.

Medarbetarnas engagemang viktigt

Målet var att kunna visualisera verksamheten, skapa en kulturförändring och gå från individ till systemorienterad organisation. Systemen Stratsys och 2c8 Apps implementerades i början av året 2016 och en viktig framgångsfaktor har varit medarbetarnas engagemang och ett öppet förändringsklimat.

”Vi formade snabbt en grupp, tilldelade ansvar och hade som ambition att jobba underifrån och uppåt. Varje medarbetare skulle arbeta med en process så att vi visste vad vi behövde börja förändra”, förklarar Jan Sjöström.

”Vi har varit beroende av att medarbetarna ska våga berätta om sina processer och att cheferna gett feedback. Detta har skapat en förståelse för vad ett ledningssystem innebär och lett till ökad efterfrågan bland användarna”, säger Angelica Svensson, e-strateg, Vaxholms Stad.

En process för all myndighetsutövning

Arbetet har dessutom lett till en gemensam process för all myndighetsutövning, inom alla socialförvaltningens områden.

”Vi kallar henne Victoria, vår egen supermodell. Processen är gjord med hjälp av 2conciliate och funkar generellt för handläggare inom alla verksamhetsområden. Det är inte lätt att ta fasta på en verksamhets process men 2c8 Apps gör våra processer tydliga. Idag kan vi mäta olika aktiviteter och insatser som görs, en viktig lärdom är att det är okej att göra fel för att kunna bli bättre”, säger Angelica Svensson.

”2c8 Apps har hjälpt våra medarbetare att förstå sitt arbete bättre. Idag tar det bara några minuter att få en översikt och få till beslut, viket vi inte mäktat med utan kombinationen i 2c8 Apps och Stratsys”, säger Jan Sjöström.