Konsultcase
Region Värmland: Projektansökning i 2c8 Apps för regional utveckling
Den regionala utvecklingsstrategin är framtagen i uppdrag av regeringen och pekar ut prioriterade områden. Ett viktigt verktyg för att finansiera den regionala utvecklingen är projektmedel, som kan komma från regionalt eller statligt håll, samt EU. För att optimera processen och arbetssätten för att söka projekt tog Regional utveckling stöd av Elin och 2c8 Apps.
Gå till botten med problemen – helt processorienterat
Målet med arbetet var att hitta ett effektivt och gemensamt arbetssätt att arbeta med projektansökningar på. Elin påbörjade arbetet genom att analysera bakgrunden, behoven och vilka försök till förbättringar som gjorts tidigare. Utifrån processteori kunde hon snabbt konstatera varför tidigare förbättringsförsök inte hade fungerat.
”Man hade utgått ifrån ett önskat läge, alltså hur man ville arbeta. Dock hade man inte kartlagt ett nuläge av processen, och problemen som fanns var alltså inte identifierade och lösta. Detta innebar att man försökte arbeta på ett nytt sätt men hade samma problem som tidigare”, berättar Elin.
Vid detta skede påbörjade de att kartlägga ett nuläge av processen. Genom etablerade metoder inom processutveckling analyserades sedan processen utifrån frågor som:
- Hur arbetar vi idag?
- Vad fungerar bra och vad fungerar mindre bra?
- Var saknar vi ansvariga i processen?
- Var stöter vi på flaskhalsar?
Här kunde Elin och medarbetarna från Regional utveckling identifiera flera olika problem i processen vilket man sen gjorde en grundorsaks-analys på. Nästa steg i arbetet var att identifiera lösningarna på problemen och kartlägga det önskade läget av processen utifrån dessa.
”Vi hade djupgående diskussioner kring både problem och lösningar för att verkligen förstå oss på dem. Det är viktigt att inse problemen man har för att kunna arbeta mot förbättring”, fortsätter Elin.
Förbättring på bred front
Resultatet blev en ny, förbättrad process som avdelningen var övertygade om inte bara skulle bidra till mer effektiva arbetssätt, men även till en bättre arbetsplats. För att motivera de förändrade arbetssätten valde de ut några problem och gjorde en uppskattad uträkning på kostnaden för dessa. Uträkningarna tillsammans med den nya processen presenterades för ledningen och tillämpades därefter i verksamheten.
Besparingarna som visade sig vara ett resultat av förbättringarna som gjordes i processen var inte den enda som var betydelsefullt i arbetet. Tillsammans hade de arbetat fram ett gemensamt arbetssätt som bidrog till ökad förståelse för varandras arbeten, som i sin tur skapade en mer trivsam arbetsmiljö.
”Det är så viktigt att även belysa de så kallade mjuka värden som processorienterad verksamhetsutveckling faktiskt medför”, avslutar Elin med.
Vill du veta mer? Kontakta mig:
Elin Wikstrand
Konsult