Medarbetare är den viktigaste resursen ett företag har. När medarbetarna trivs, vet vad de ska göra och får rätt verktyg för att utvecklas har vi lagt grunden för att lyckas. Att ha fungerande och effektiva HR-processer är därför essentiellt för en organisations framgång. HR-processer kan exempelvis vara processer som:

• Rekryteringsprocess
• Onboardingprocess
• Offboardingprocess
• Rehabiliteringsprocess

I detta blogginlägg kommer vi prata om vikten av att kartlägga era HR-processer och hur vi på så vis skapar en mer trivsam, effektiv och lönsam arbetsplats.

5 juli 2024

Vad är egentligen HR-processer?

HR handlar i grund och botten om mänskliga resurser inom en organisation. När vi pratar om HR-processer menar vi alltså alla de processer som involverar våra medarbetare. Detta kan exempelvis vara rekrytering, kompetensutveckling, rehabilitering, arbetsmiljö eller onboarding av nya medarbetare. Listan kan göras lång, men vad de alla har gemensamt är att medarbetaren står i centrum.

Varför är processkartläggning viktigt?

Att visualisera verksamhetens processer för med sig en mängd nyttor. Generellt sett handlar kartläggning om att synliggöra processer för att kunna förbättra dem. Genom att visualisera våra processer kan vi:

• Identifiera risker, problem eller flaskhalsar.
• Identifiera resursbrister och därmed fördela om resurser.
• Säkerställa att vi uppfyller krav som ställs på oss i våra processer.
• Skapa standardiserade arbetssätt i verksamheten.
• Skapa samsyn och ökad förståelse för vad vi gör och varför vi gör det.
  

Kartläggning av verksamhetens HR-processer

För att på bästa sätt förstå hur kartläggningen hjälper oss förbättra våra HR-processer ska vi dyka ned i några exempel. Nedan har vi listat några klassiska HR-processer.

Onboarding-processen

När vi introducerar nya medarbetare in i verksamheten är det viktigt att vi följer en standardiserad process med hög kvalité. Nya medarbetare ska få samma introduktion, förutsättningar och verktyg oavsett vem som ansvarar för introduktionen. Har vi inte koll på Onboarding-processen finns det risk att medarbetaren får en dålig start och saknar den kunskap som krävs. Detta leder i sin tur till att det tar lång tid innan medarbetaren blir effektiv i sitt arbete, att den inte känner sig välkommen och i värsta fall slutar. Alla dessa konsekvenser blir inte bara kostsamma för företaget, men har även en negativ påverkan på Employee Branding.

Genom att kartlägga processen över vår Onboarding kan vi optimera den genom att se till att människor med rätt kompetens är involverade och att alla nödvändiga steg genomförs. Ytterligare fungerar den standardiserade processen som ett stöd för de som ansvarar för Onboardingen.

Offboarding-processen

När medarbetare avslutar sin anställning är det viktigt att Offboarding sker, även denna gång, utifrån en standardiserad process. Detta är inte bara för att få ett bra avslut med en medarbetare, men även ur säkerhetsperpektiv. Mailkonton ska avslutas, affärer ska lämnas över, nyckel-tagg ska återlämnas och behörigheter ska ses över. Om någonting i denna process går fel kan det ha stora negativa konsekvenser.

Kartläggningen av processen ger oss en tydlig bild av vad som ska göras och vem som ska göra det. Om kartläggningen sker i workshops kan vi få med fler perspektiv i processen, samt säkerställa att den är förankrad i verkligheten. När vi följer den kartlagda processen minskar vi därmed risken att något går snett när en medarbetare slutar.

Arbetsrätt

Arbetsrätt är ett stort och snårigt område som involverar flera processer som med fördel kan visualiseras. Det kan gälla anställningsavtal, arbetsmiljö eller hur vi hanterar trakasserier inom organisationen. Genom kartläggning kan vi skapa en gemensam bild av processerna, säkerställa att vi uppfyller de krav som ställs på oss och standardisera sätter vi arbetar på. Processkartläggningen fungerar också som ett stöd för chefer och ansvariga, vilket minskar sannolikheten att något går fel.

Vikten av att synliggöra våra HR-processer

Att tillgängliggöra HR-processerna för chefer, medarbetare och andra intressenter för med sig en mängd fördelar. Först och främst underlättar vi arbetet för HR-personal som ofta får in samtal från chefer och medarbetare med HR-relaterade frågor. När vi tillgängliggör visuella modeller över våra HR-processer kan varje anställd enkelt gå in och finna svar på sina frågor. Med de visuella modellerna gör vi det svåra mycket lättare att förstå. Som nämnt tidigare fungerar även modellerna som ett kraftfullt stöd för chefer att arbeta utifrån standardiserade processer. Vi kan därmed säkerställa att saker och ting sker korrekt, oavsett vem som är utförare.