För att hjälpa dig komma igång med processkartläggningen har vi utvecklat en steg-för-steg guide om hur du enkelt modellerar dina processer:

• Bekanta dig med objekttyperna.
• Börja kartläggningen i tre steg – fastställ vilken process du kartlägger, vilka aktiviteter som ingår samt vilka resurser som ingår i processen.
• Dela dina kartlagda processer med dina medarbetare.

20 juni 2024

Hur kartlägger du en process?

Det finns många sätt att processkartlägga på, allt från “post it”-lappar till lösa sketcher på en whiteboard. Den mer effektiva och moderna lösningen är dock att använda sig av ett riktigt modelleringsverktyg för att kartlägga verksamheten. Med ett digitalt verktyg för ändamålet kan du inte bara dela med dig av materialet på ett snyggt sätt till övriga organisationen, utan också samla all information på en och samma plats.

Utöver ett verktyg krävs även kunskap om de olika delar som utgör en process, det vill säga de aktiviteter som ingår i en enskild process. Övning är det bästa sättet att förbättra din färdighet inom processkartläggning. Det är dock inte alltid uppenbart i vilken ände man ska börja när man kartlägger en process eller ett system av processer. Vi på 2c8 finns här för att hjälpa dig!

1. Bekanta dig med objekttyperna

Innan du börjar med processkartläggning eller modellering är det användbart att bekanta sig med de objekt som vanligtvis används i kartläggningsprogram. Det finns inga universella standarder, även om olika objekt och former är vanligt förekommande i fler program. 

För att dina modeller och kartor ska vara läsbara för alla är det viktigt att känna till objektens definitioner i den programvara du använder. 2c8 Apps använder ett system baserat på IDEF-standarder, en familj av modelleringsspråk inom IT och systemvetenskap. Att lära sig modellera kan liknas vid att lära sig ett visuellt språk. Att förhålla sig till universella regler gör att dina modeller kan läsas och förstås av andra.

• Process
  En process är en repetitiv aktivitet, som kan vara korsfunktionell och mätbar, och som utför en uppgift. Processen används på många nivåer av detaljeringsgrad, från höga och generella nivåer ner till detaljerade nivåer. Processen namnges med ett verb i infinitiv och ett substantiv som beskriver vad som händer, t.ex. »Bygga bilar«, »Baka bröd«, »Vårda patient«.

• Aktivitet
  Med aktivitet menas en planerad händelse inom en process. En aktivitet har alltid en utförare. Aktiviteten ärver input från processen som den ingår i. En aktivitet skapar alltid ett resultat. En aktivitet är en del i en detaljerad nivå av en process. Namnet måste reflektera den önskade aktiviteten. Använd verb i infinitiv plus det objekt, uttryckt i substantiv, som är involverat i aktiviteten. En väldigt strikt standard rekommenderas, t.ex. »Registrera order«, »Upprätta ansökan« etc.

• Verksamhetsobjekt
  Verksamhetsobjektet är en resurs eller förädling i form av ett ting eller substans, eller ett informationspaket. Ibland kan ett verksamhetsobjekt användas som en abstrakt entitet relaterad till en process, t.ex. »Behov av komplettering«. Verksamhetsbjektet benämns med ett substantiv och ofta tillkommer ett adverb för att förklara statusen, som t.ex. »Registrerad order«, »Råvaror tillgängliga«.

• Krav
  Ett krav är en specifik egenskap definierad för en process, verksamhetsobjekt eller roll, utställd av en intressent, organisation eller process. Ett krav benämns med verb i imperativ form dvs. som uppmaning t.ex. Uppnå, minska, öka + inriktning. Exempelvis »Förbättra leveransprecisionen« och »Minska mängden avfall«.

• Intressent
  En intressent är en person eller grupp som har en relation med och som ställer krav på organisationen, eller som organisationen ställer krav på. Ofta är det en dubbelriktad relation mellan två intressenter. En intressent kan även symboliseras som en extern utförande gruppering i en processmodell. En intressent benämns efter sitt officiella namn, t. ex. »Acme Ltd.« och »Socialstyrelsen« eller som ett gruppnamn som »Leverantör«, »Ägarna« och »Myndigheter«.

• Organisation
  Används för att specificera en organisation eller en avdelning/enhet/sektion med resurser i form av Befattningar, Roller och Individer. En organisation är oftast namngiven baserat på funktionen där resurser med liknande kompetens återfinns. Exempelvis »Ekonomi«, »Sälj« eller »Planering«.
  

• Roll
  En roll är en kompetens- eller ansvarsprofil som härrör från ett behov i en process, ett projekt, ett forum eller från ett IT-system. Exempelvis en »Budgetansvarig«, »Projektmedlem«, »Mötesledare« eller »Systemförvaltare«. Det kan variera mellan organisationer om en individs titel är en position eller roll. Till exempel »Mjukvaruutvecklare«, »Inköpare« eller »Projektchef«.

• Befattning
  En befattning är titeln som någon anställs som. En befattning kan ansvara för, eller tillhöra, en organisatorisk enhet och utgöras av en eller fler roller. En befattning skulle exempelvis kunna vara »Ekonomichef«, »Mjukvaruutvecklare« eller »VD«. Det kan variera mellan organisationer om en individs titel är en befattning eller roll. Till exempel »Mjukvaruutvecklare«, »Leverantör« eller »Projektchef«.

• Applikation och arkiv
  En applikation är ett informationssystem som stöder en process/ aktivitet. Oftast använd i process- och applikations-modeller. Arkiv används när stödet i fråga är ett arkiv av något slag. Benämns i överensstämmelse med traditionell användning i organisationen.

• Regler (Och/Eller) samt Join
  En regel kan användas när en aktivitet efterföljs av två eller flera aktiviteter. Om flera efterföljande aktiviteter kan utföras används »Och«. Om det är endast en bland flera möjliga så används »Eller«. Regler benämns oftast som en fråga, ett val där svaren skrivs ut på relationerna till efterföljande aktivitet. Exempelvis »Offerera?« eller »Godkänd leverantör?«. »Join« kan användas när ett flöde som tidigare delats upp med en regel av typen »Och« går samman. Det skall då tolkas som att alla tidigare parallella aktiviteter måste avslutas innan man kan gå vidare.

• Relationer
  Pilar visar på relationer mellan objekt. De visar på riktningen ett processflöde går eller om ett objekt har någon typ av ansvar eller samband med ett annat objekt. De kan också visa på om ett objekt innehåller eller addresserar andra objekt. De visar helt enkelt vilken relation två objekt har till varandra.

Vill du veta mer om de olika modelltyperna du kan använda dig av i 2c8 Apps? Klicka här för att läsa mer.

2. Börja kartläggningen i 3 steg

Nedan har vi samlat 3 viktiga steg som är essentiella att tänka på när du ska påbörja arbetet med processkartläggningen:

1. Vilken process kartlägger du?
   Innan du börjar med din processkartläggning, kan det vara behjälpligt att påminna sig själv om definitionen av en process: en serie aktiviteter som förädlar en vara eller tjänst. En process har också en väl definierad början och ett väl definierat slut. En bra utgångspunkt är att bestämma ingångs- och utgångsvärdena för processen du kartlägger.
   
   
   
   
   
   
   Låt oss till exempel säga att du kartlägger en enkel inköpsprocess. Ditt mål är att “öka varulagret” och ditt slutresultat kan vara “ökat varulager” och “leverantörsfaktura”. Genom att definiera in- och utgångsvärden har du ramat in den valda processen och de enda aktiviteterna du nu behöver tänka på är de som är nödvändiga för att få dig från ditt ingångsvärde till utgångsvärdet.
   
   
2. Vilka aktiviteter ingår i processen?
   När du väl har bestämt vilken process du kartlägger måste du fundera över vilka aktiviteter som ingår i processen. Aktiviteter är grundstenarna i en process.  En inköpsprocess omfattar till exempel flera aktiviteter, så som att lägga order, betalning, leverans, lagring, och returnering. Aktiviteter är värdeskapande och bidrar till att omvandla input till output. I vårt exempel ovan så är det en rad aktiviteter som tar oss från vår input ”öka varulager” till vår output som är ”ökat varulager” och ”leverantörs faktura.”
   
   
   
   
3. Vilka resurser ingår i processen?
   När du har fastställt vilken process du kartlägger, samt vilka aktiviteter som ingår i den, är nästa steg att fundera över faktorer som påverkar varje aktivitet. Vilka resursers krävs för varje aktivitet? Vilka uppgifter och roller är involverade? Hur ser ansvarsfördelningen ut? Vilka externa krav måste aktiviteten ta hänsyn till och finns det några associerade risker? Att förstå vilka resurser och faktorer som påverkar en aktivitet är grundläggande för att i sin tur kunna förstå hur flödet i processen ser ut och påverkas.
   
   
   
   

3. Dela dina kartlagda processer med dina medarbetare

För att dra full nytta av fördelarna med processkartläggning är det viktigt att även fundera över hur modellerna implementeras i verksamheten. En processkarta är ett unikt sätt att visualisera en organisation eller verksamhet. Det är också ett hjälpmedel för att leda diskussioner och införliva olika perspektiv på verksamhetsutvecklingen. För att modellering ska ge resultat i verksamheten, krävs emellertid att en skapad modell delas inom organisationen och att det finns ett forum för att uppmuntra diskussion och kunskapsutbyte. Med 2c8 Apps kan du enkelt dela dina kartor och modeller inom din organisation, vilket tillåter både utbredd eller begränsad åtkomst till hela eller delar av en karta eller process.