Så, vad är egentligen Lean? Lean är en typ av ideologi som utgår ifrån metoder, verktyg och värderingar. Det handlar om att maximera kundnytta och minimera slöseriet av resurser inom verksamheten. Det huvudsakliga syftet med Lean är att implementera processer som effektiviserar organisationen och eliminera de faktorer som inte ger ett slutvärde för kunden. Detta för att trimma ned de höga kostnaderna och förenkla omständliga processer.

I detta blogginlägg kommer vi gå igenom tips och tillvägagångssätt för att lyckas med Lean.

6 september 2024

Vad ska du tänka på?

Det är svårt att finna konkreta metoder eller magiska tillvägagångssätt för att lyckas med  Lean i verksamheter. Här har vi dock samlat några generella tips du kan ta del av för att underlätta arbetet:

1. Förankra Lean-arbetet
   Genom att arbeta i workshops med att kartlägga era processer så kommer ni få en sådan representativ bild som möjligt av både dagsläge och önskat läge. Bjud in dina medarbetare, uppmuntra till samtal och låt olika röster höras. Detta gemensamma tillvägagångssätt kommer underlätta förändringen eftersom alla blir en del av den.
   
2. Involvera högsta ledningen
   För att underlätta implementeringen av Lean behöver högsta ledningen vara medvetna om behovet av förändringen men även det som förändringen medför. Förändringarna kan beröra allt från kultur, ledningsstruktur till beteenden.
   
3. Kommunicera kring förändringen
   Att kommunicera förändringen inom organisationen är en nyckel till framgång. För att minska motståndet till förändringen är det viktigt att alla medarbetare vet varför man gör det, vad det resulterar i samt vad det kommer innebära. Se till att arbetet och förändringen är transparent och tydligt kommunicerat.
   
4. Verktygsstöd i arbetet
   Sist men inte minst, så är det viktigt att ha ett verktyg som både är lätt att arbeta med i workshops, men som även hjälper oss att strukturera och genomföra analyser, implementera förändringar och underlätta kommunikationen av förändringarna. Se till att använda er av rätt verktyg för att underlätta Lean-arbetet.

1. I vilken ände börjar du? Kartlägg era processer!

För att börja ändra på ingrodda arbetssätt i verksamheten behöver man först titta över verksamhetens huvudprocesser, kärnprocesser eller stödprocesser. Hur går det till idag? Det handlar om att få en tydlig och representativ bild av hur det ser ut i dagsläget för att kunna arbeta framåt. Genom att kartlägga våra processer får vi en tydlig utgångspunkt i Lean-arbetet.

2. Identifiera flaskhalsarna

I arbetet med att kartlägga processerna behöver vi sedan identifiera problem, risker och möjligheter som finns i dagsläget. Genom att ifrågasätta de arbetssätt och rutiner som finns kan vi hitta mer effektiva lösningar.

• Vad levererar denna aktivitet för slutvärde till kunden?
• Hur kan vi korta ned ledtiden här?
• Finns det ett bättre sätt att hantera denna del av processen?

Att arbeta med dessa frågor i workshops öppnar upp för dialog och flera personers synsätt som blir en värdefull del i att optimera processerna. Fler personer, deras tankar och idéer skapar även en mer förankrad bild av verksamhetens processer och hur de kan förbättras.

3. Optimera era processer med Lean

När alla problem, risker och möjligheter är identifierade handlar det om att prioritera vilka som ska hanteras så att vi uppnår förbättring. Ta vara på de möjligheter som finns att förbättra processen och eliminera de flaskhalsar som finns. Resultatet blir en process som man gemensamt skapat genom att lyfta fram förbättringsåtgärder och prioriteringar – en optimerad process.