Ett ERP (Enterprise Resource Planning) system är ett verktyg som är utformat för att hantera centrala affärsprocesser i en enhetlig plattform. Dessa system är nästan alltid baserade på processer som ska arbeta tillsammans med verksamhetens processer. Målet med ett ERP är att optimera verksamheten, boosta effektivitet och öka produktivitet. Att införskaffa och implementera ett nytt ERP är ett stort projekt där resurser behöver allokeras, processer behöver fastställas och utbildning behövs.

Hjärtat av en framgångsrik implementation ligger i att bemästra processer och skapa samsyn. I detta blogginlägg kommer vi utforska processernas kritiska roll i ERP-implementering och hur visualisering kan förändra förutsättningarna för att uppnå organisationens mål.

1 juli 2024

Att förstå processernas roll i en ERP-implementering

Innan vi fördjupar oss i visualisering av processer behöver vi förstå betydelsen av processer i samband med en implementation av ett nytt ERP. Processer omfattar en serie aktiviteter som sker inom en organisation för att uppnå ett specifikt mål eller leverera ett visst resultat. För ERP spänner dessa processer över olika avdelningar som ekonomi, inköp, HR, tillverkning med mera.

ERP-system syftar till att effektivisera dessa processer genom att centralisera data, automatisera uppgifter och ge insikter i realtid. ERP-implementering är dock ingen ”one-size-fits-all”-lösning. Varje organisation har unika arbetsflöden, utmaningar och mål vilket kräver en skräddarsydd strategi för processoptimering.

Kraften i visualisering

Processvisualisering är ett kraftfullt verktyg för att hjälpa oss förstå, analysera och optimera arbetsflöden inom organisationen. Genom att visuellt kartlägga våra processer skapar vi inte bara värdefulla insikter som optimerar verksamheten, utan lägger grunden för att implementera lösningen utefter just vår verksamhet:

• Tydlighet och transparens
  Visuella representationer av processer bidrar till tydlighet och transparens, vilket gör det möjligt för intressenter att verkligen förstå våra processer. Det ger en tydlig bild av hur vi faktiskt arbetar, hur flödena ser ut mellan avdelningar och vart resurser behövs. Denna förståelse är avgörande under de inledande faserna av implementeringen då det främjar anpassningen och samsyn bland medarbetare från olika delar av verksamheten.
  
• Ökad samsyn
  När vi tillsammans kartlägger våra processer skapar vi samsyn kring våra arbetssätt. Vi bestämmer tillsammans att verkligheten ser ut på ett visst sätt. Att både under upphandling och implementation av ett ERP kunna hänvisa till tydliga verksamhetsprocesser systemet ska förhålla sig till gör det enkelt för leverantörer, implementationspartners och medarbetare.
  
• Identifiering av ineffektivitet
  När vi synliggör verksamhetens processer synliggöra vi också de problem vi har. Processkartläggningen gör det enkelt för oss att identifiera ineffektivitet och redundans i befintliga arbetsflöden.
  
• Insikter och möjligheter för optimering
  Genom att optimera våra befintliga processer med hänsyn till samspelet mellan verksamhet och ERP kan vi undvika onödiga steg som hindrar produktivitet och prestanda. Oavsett om det handlar om att strömlinjeforma arbetsflöden, automatisera repetitiva uppgifter eller omfördela resurser kan vi avsevärt förbättra effektivitet.
  
• Riskreducering
  Genom visualisering av processer kan vi även identifiera potentiella risker och sårbarheter inom det operativa ramverket. Förståelsen för flödet av data och aktiviteter gör att vi kan implementera robusta kontroller och skyddsåtgärder. Detta för att minska dataintrång, efterlevnadsbrott eller driftstörningar.
  
• Change Management och utbildning
  Att implementera ett ERP innebär ofta betydande organisatoriska förändringar. Detta kan vara förändringar som exempelvis påverkar arbetsflöden, roller eller ansvarsområden. Processvisualiseringen blir ett värdefullt verktyg som hjälper oss hantera, förstå, acceptera och lära oss förändringarna. Att tydligt synliggöra hur varje medarbetares arbete påverkas underlättar för oss att utbilda relevant personal och skapa trygghet.

Best practice för processvisualisering för att underlätta ERP-implementering

För att nyttja den fulla potentialen i att visualisera era processer i samband med implementation finns några best practice att följa:

1. Samarbetsinriktad strategi
   Engagera alla intressenter inom organisationen som påverkas. På så vis beaktar vi olika perspektiv och insikter, vilket inte bara ger oss en korrekt bild av processerna men även skapar utrymme för optimering.
   
2. Användning av visuella verktyg
   Använd visualiseringsprogram avsedda för ändamålet. Ett kraftfullt processkartläggningsverktyg hjälper oss förstå hur hela verksamheten hänger samman och hur ERP-systemet kan underlätta processerna.
   
3. Iterativ förfining
   Effektiv processkartläggning är en återkommande aktivitet. Förfina och utveckla processkartorna kontinuerligt baserad på feedback, dataanalys och förändrade affärskrav.
   
4. Integration med ERP-systemet
   Se till att de visualiserade processerna stämmer överens med funktionerna i ert affärssystem. Processerna bör sömlöst kunna översättas till de funktioner och arbetsflöden som stöds av ERP-plattformen.
   
5. Introduktion och utbildning
   Använd kartläggningen och det visuella stödet över hur ERP-systemet används i era processer som underlag för utbildning. En bild är lättare att förstå och skapa samsyn kring.
   

På resan mot en framgångsrik ERP-implementering är det avgörande att behärska processer och utnyttja kraften i processkartläggning. Genom att visualisera arbetsflöden kan organisationer få klarhet, identifiera ineffektivitet, frigöra optimeringsmöjligheter, minska risker och underlätta förändringshantering. Processvisualisering är inte bara ett verktyg – det är en katalysator för att driva organisatorisk effektivitet, flexibilitet och innovation. Ta vara på kraften bakom visualisering och sätt kurs mot en framgångsrik ERP-implementering.

Framgångsrika kundcase

Nordic Paper använde sig av processkartor de skapat i 2c8 Apps för att både införskaffa och implementera deras nya ERP-system. Klicka här för att läsa hela kundcaset.

Vid implementering av vårt ERP kunde vi hela tiden hänvisa till godkända processer inom verksamheten som faktiskt beskrev hur vi arbetade.

Johan Magnusson

Systemförvaltare på Nordic Paper