Ett ledningssystem används för att fastslå principer för ledning av verksamheten och beskriver därav hur en organisation styr sin verksamhet. Ledningssystemet fungerar som ett redskap för högsta ledningen att säkerställa planering, ledning, uppföljande, kontroller och utvärderingar för att förbättra verksamheten. Här kan du läsa det du behöver veta kring ledningssystem:

1. Ett ledningssystem fungerar som ett stöd för att leda, planera, kontrollera, följa upp och utvärdera verksamheten.
2. Ledningssystemet används delvis som ett redskap för högsta ledningen men fungerar också som hjälpmedel för medarbetarna.
3. Bli certifierade och se till att rätt saker sker på rätt plats och vid rätt tillfälle.
4. 5 steg för att komma igång:
   – Tydliggör behov och syfte
   – Engagera högsta ledningen
   – Engagera rätt människor
   – Påbörja arbetet i workshops
   – Kartlägg verksamheten

20 juni 2024

Varför ska ni ha ett ledningssystem?

Syftet med ett ledningssystem kan variera beroende på vilken sorts verksamhet man befinner sig i. Gemensamt för alla ledningssystem är dock att det ska fungera som ett stöd för att leda, planera kontrollera, följa upp och utvärdera verksamheten. Inom verksamheter finns det idag standarder som måste följas. En ledningssystemstandard finns till för att ge stöd och vägledning för organisationer att bygga upp ett ledningssystem. Dessa standarder innehåller krav som ställs på ledningssystemet för att organisationen ska kunna certifiera sig mot standarden. Därmed kan organisationen alltså visa omvärlden på god ordning för att förstå kundbehov, förmågor att utveckla och leverera rätt produkter/ tjänster samt arbete för långsiktig konkurrenskraft. Standarderna kan handla om exempelvis:

• Säkerhet
• Kvalitet
• Miljö
• Informationssäkerhet
• Arbetsmiljö
• Innovation

Hur används ett ledningssystem?

Som nämnt tidigare så används ett ledningssystem delvis som ett redskap för högsta ledningen att säkerställa vissa punkter. Ytterligare kan det också fungera som ett hjälpmedel för medarbetare i verksamheten.

Ledningssystemet kan fungera som den naturliga mötesplatsen för medarbetare att finna information som är relevant för dem. Det kan handla om allt ifrån hur vissa arbetsuppgifter ska utföras, vilka externa parter som påverkas i processerna, vilka krav man i varje aktivitet måste uppfylla till vem som ansvarar för varje process eller aktivitet. Kort sagt kan man säga att det representerar verksamheten – från översikten ner till detaljerna

Vad ger ledningssystemet för effekt?

Ledningssystemet kan dels bidra till att verksamheten blir certifierad mot en viss standard. Detta görs genom att man med hjälp av ledningssystemet kan visa på att man ständigt strävar efter förbättring inom verksamheten, oavsett om det rör sig om kvalité, arbetsmiljö eller informationssäkerhet. Det blir också allt vanligare att verksamhetens kunder ställer krav på verksamheten att de är certifierade enligt en specifik standard. På detta vis möjliggör ledningssystemet fler affärer.

Men ett ledningssystem är ofta mer än enbart en certifiering eller ett diplom på väggen. Ledningen kan med hjälp av ledningssystemet se till att rätt saker sker på rätt plats och vid rätt tillfälle, med rätt kompetens för ändamålet och med rätt strategi för att nå sina mål. Ytterligare bidrar det till en enhetlig bild inom organisationen då alla gemensamt arbetar mot tydligt utsatta mål.

Hur kommer du igång?

Nedan har vi samlat 5 punkter som är viktiga att ha i åtanke när du påbörjar arbetet med ledningssystemet:

1. Tydliggör syfte och behov
   Innan du påbörjar arbetet är det viktigt att både du och kollegor förstår syftet med ledningssystemet. Är det för att bli certifierade enligt en standard som våra kunder ställer krav på? Är det för att effektivisera verksamheten? Detta ger er en tydlig utgångspunkt i arbetet med ledningssystemet.
   
2. Engagera högsta ledningen
   För att ledningen ska kunna nyttja ledningssystemet som ett redskap för ledning, planering, styrning och uppföljning krävs det att de är engagerade från start.
   
3. Engagera rätt människor
   De som har mest kunskap om processer och aktiviteter i verksamheten bör ta stor plats i arbetet med ledningssystemet. Detta oavsett om det handlar om teoretisk eller praktisk kunskap. Samla ihop representanter från alla håll av verksamheten för att få en så förankrad bild som möjligt.
   
4. Påbörja arbetet i workshops
   Brainstorming, kritik och spontana idéer håller längst! Workshops är ofta effektiva och ger utrymme för medarbetare att diskutera och ifrågasätta de arbetssätt som finns idag. Utför vi arbetet på bästa sätt? Har vi kunden i åtanke under processen? Hur kan vi effektivisera detta steg? Alla dessa frågor resulterar i att man tillsammans kan finna områden att utveckla. Klicka här för att läsa mer om hur du kan nyttja 2c8 Apps under workshops.
   
5. Kartlägg verksamheten
   Visualisering är det tydligaste som finns, eller hur? En stark rekommendation är att visualisera era huvud- och delprocesser tillsammans. På detta vis skapar du en sådan tydlig bild av verksamheten som möjligt. 2c8 Apps är ett modelleringsverktyg som används för att visuellt kartlägga ledningssystem.

Tips för att lyckas med sitt ledningssystem

Det främsta tipset för att skapa ett lyckat ledningssystem är att förankra alla delar av organisationen. Ledningssystemet ska ge en representativ bild av verksamheten, men även ge möjlighet för alla medarbetare att påverka hur verksamheten fungerar.

Detta är både viktigt i utformandet av ledningssystemet men även det som alla medarbetare sedan ska ta del av för att implementera i sitt vardagliga arbete. Kommunikation är alltså A och O. Informera om ledningssystemet, uppmuntra till användning och skapa utrymme för feedback.

Låt ledningssystemet bli en central del i vardagen!