Lesjöfors AB: Processer och dokumenthantering som samverkar

Lesjöfors AB är ett tillverkande företag som erbjuder ett brett utbud av fjädrar och banddetaljer till kunder inom olika branscher världen över. De har sammanlagt 50 fabriker i olika länder runt om i världen. Vi har pratat med Peter Rosenqvist, Chief quality officer, på Lesjöfors som berättat för oss hur kombinationen av 2c8 Apps och Columbus plugin till M-Files har hjälpt dem skapa ett komplett ledningssystem – sömlöst tillgängligt för medarbetarna.

7 augusti 2024

Två system – två viktiga ändamål

Behovet av 2c8 Apps växte fram då man i koncernen ville ha ett enkelt och effektivt system att samla och visualisera alla processer i fabrikerna runt om i världen. Målet var helt enkelt att processerna skulle se likvärdiga ut oavsett fabrik, samt att globala standarder skulle uppfyllas. Detta skulle bidra till att kunder som handlar av olika fabriker skulle känna igen sig i allt från kvalité till sättet som de införskaffar varor.

Samtidigt använde man M-files inom koncernen som ett nav för information och dokument från olika system. Här fanns allt från M3-dokument och ritningar, till materialcertifikat och avvikelser. Systemet hjälpte helt enkelt organisationen att hantera den stora mängden information och dokumentation som fanns inom verksamheten.

Ett växande behov av samverkan mellan systemen

2c8 Apps användes alltså för att visualisera verksamhetens processer, och M-Files användes för informations- och dokumenthantering. Systemen i sig fungerade utmärkt, men behovet av att systemen skulle samverka växte.

”Vi märkte hur vi hade en lucka i hur dessa två verktyg kunde samverka, och vi ville ju att all information skulle finnas tillgänglig på en och samma plats för medarbetarna”, berättar Peter Rosenqvist.

Sömlös integration av två kraftfulla system

Columbus, partner till 2c8, utvecklade då ett plug-in mellan de två systemen. Plötsligt kunde de koppla dokument lagrade i M-Files direkt till verksamhetsprocesserna i 2c8 Apps. Lesjöfors kunde nu, direkt i 2c8 Apps, söka upp dokument baserat på meta-data för att sedan koppla samman dem med deras redan skapade processer.

”Helt plötsligt hade vi ett komplett ledningssystem, i stället för att ha två separata system som arbetar i olika silos”, fortsätter Peter.

Peter visar oss ett exempel där han i 2c8 Apps filtrerar fram dokument som är lagrade i M-Files baserat på dokumentets klassning, så som checklistor, policys, prislistor med mera. Smidigt ”drag-and-droppar” han dokumentet direkt till den aktivitet det hör hemma. När materialet sedan publiceras ut i verksamheten så når medarbetarna dokumentet i där det hör hemma i verksamheten.

Lättåtkomligt för medarbetarna

Pluginet effektiviserade inte bara arbetsflöden och säkerställde högre kvalité i deras process – och dokumenthantering, men gjorde även materialet lättillgänglig för medarbetare.

Idag har alla 50 fabriker runt om i världen tillgång till information från både M-Files och 2c8 Apps direkt i publiceringen skapad i 2c8. Här finner medarbetare allt det stöd de behöver i sitt vardagliga arbete. Allt från hur de arbetar i de olika fabrikerna med tillhörande materialcertifikat, till säljprocessen med tillhörande prislistor – i ett och samma system.