Lindbäcks Bygg AB: Att lyfta blicken genom processkartläggning

Lindbäcks Bygg är ett familjeföretag som grundades 1924 i den lilla byn Kallfors, sydväst om Piteå i Norrbotten. Idag är de Europas ledande producent av industriellt producerade flerbostadshus med 310 medarbetare och en omsättning på 1,2 miljarder.

Vi har pratat med Peter Öberg om hur de med hjälp av 2c8 Apps lyckats lyfta blicken och förstå hur verksamhetens olika delar samspelar med varandra.

17 december 2024

Resan för Lindbäcks Bygg började redan 1924 med en byasåg. Mycket har utvecklats sedan dess och 1994 började de bygga hus på höjden. År 2018 stod en ny toppmodern produktionsanläggning för flerbostadshus färdig i Piteå.

Några år efter att produktionsanläggningen stod klar började dock resultaten i en påfrestad bransch att svacka. Många yttre omständigheter påverkade husmarknaden och fastighetsägare ville inte bygga lika många hus som tidigare. Ytterligare kände man på Lindbäcks att det skedde missar i de projekt man bedrev, utan att riktigt kunna sätta fingret på varför det skedde.

”Vi befann oss i ett läge där vi inte såg skogen för alla träd”, berättar Peter.

På Lindbäcks kände de starkt att alla visste vad de skulle göra, men de kunde inte lyfta blicken och förstå hur allt egentligen hängde ihop. De hade också svårt att komma överens internt om vad som är kostnadsdrivande inom organisationen. Det behövdes helt enkelt en förändring.

Mot en processorganisation

I samband med allt detta får Lindbäcks Bygg även en ny VD. Denna VD hade en vision om att gå mot en matrisorganisation, till skillnad från den linjeorganisation som Lindbäcks alltid varit. Peter och hans kollega Anna, idag vice VD på bolaget, fick i uppdrag att skapa ett verksamhetsstyrningssystem med målbild att identifiera input, output och sätta mätetal på detta. Med detta ville de få kontroll över saker de gjorde, säkerställa att misstag inte sker samt att de får koll på vad som är kostnadsdrivande.

”Vi tänkte direkt att detta kändes ju lätt. Vi arbetar ju redan i processer och vi vet hur det övergripande flödet ser ut”, säger Peter.

De satte sig ner tillsammans med nyckelpersoner inom organisationen och började arbeta i workshops. Till en början gick arbetet bra och de var överens om hur processerna såg ut, men det tog inte lång tid innan processerna började ifrågasättas. Det visade sig snabbt att förutsättningarna för att bygga ett två-våningshus och ett fyr-våningshus skiljer sig mycket. Det blev snabbt många ”om”, ”men” och ”kanske”. Ännu en gång bekräftades känslan av att de ”såg inte skogen för alla träd”, vilket var en av grundorsakerna till förändringarna som behövde göras.

Peter och Anna gick tillbaka till sin VD och förklarade att de behövde sätta ett nytt mål i projektet, vilket var att skapa en beskrivning av deras kärnprocess. Detta i hopp om att kunna undvika att för snabbt hamna i alla detaljer. De bytte därmed approach och istället för att identifiera alla hundratals aktiviteter som ska utföras i ett projekt valde de att fokusera på hur första nivån skulle se ut.

Det riktiga processarbetet börjar

De gick tillbaka till grupperna av nyckelpersoner inom organisationen och tog ett omtag i arbetet. De var överens om att de vet hur arbetet utförs på alla stationer i fabriken, hur ritningar ska göras och hur filer ska sparas. De behövde nu fokusera på ”vad måste vi göra varje gång i alla projekt vi utför?” istället för ”hur spikar vi fasaden?”.

Den första versionen av huvudprocesskartan skapades i Visio som bestod av hundratals filer och dokument.

”När den första versionen var klar kände vi att detta kommer bli en riktig hyllvärmare. Vi behövde hitta ett bättre sätt att presentera det och på så vis hittade vi 2c8 Apps”, berättar Peter.

När de började kartlägga i 2c8 Apps såg de helt plötsligt saker i processen som de inte hade sett tidigare, när allt satt samman i en produkt. De märke exempelvis att i början av processen följdes protokoll som ansvariga roller i senare steg av processen inte hade en aning om att de behövde förhålla sig till.

”Vi fick snabbt avkastning på att se hur våra dokument hängde ihop med processen, var vi tog beslut som sedan påverkade andra delar av processen och var vi behövde resurser från andra linjer osv. Vi insåg bland annat att vi hade ett 10 -tal olika namn på våra tidplaner. Ibland hette de samma sak men innehöll olika saker, och ibland hette de olika saker men innehållet var detsamma”, fortsätter Peter.

Efter mycket kartläggning där alla nyckelpersoner i processerna var involverade hade de tillslut en processhirearki de kände sig stolta över. Den utgick från den högsta nivån av huvudprocesser, hela vägen ner till arbetsbeskrivningarna för bland annat stationerna i fabriken. Med 2c8 Apps kunde de helt plötsligt se den där skogen som tidigare varit dold av alla träd.

Användning av det nya verksamhetssystemet i praktiken

Men hur används då produkten som Lindbäcks Bygg har skapat i 2c8 Apps? Systemet har hjälp dem i flera olika delar av verksamheten.

Projektplanering utifrån processkartan

Vid varje uppstartsmöte för ett projekt har projektgruppen numera i uppgift att göra en back-casting av processen. En back-casting innebär att de går igenom processen från slut till start. Detta för att finna vägval som görs, risker som finns, kritiska moment och vilka resurser de har mot kärnprocessen. De analyserar helt enkelt om de följer kärnprocessen eller om de avviker från den. Denna analys som görs blir sedan till faktiska punkter i projektgruppsprotokollet. Mot dessa punkter uppdateras sedan tidplaner och KVIP. På detta vis har de lyckats skapa samsyn i en tidig fas av projektet.

Projektuppföljning

Vid uppföljningen som sker kontinuerligt under projektets gång utgår de också från processkartan. Här ställs frågor så som:

• Har dessa steg landat? Om inte, hur har vi gjort istället?
• Har vi avverkat de risker vi tog upp i projektgruppsprotokollet?
• Kan vi se att vi passerat riskerna i processen?
• Följer vi tidplanen?

Fel i processen

Processkartan används också för att säkerställa att relevanta medarbetare informeras när saker går fel i en process. Då Lindbäcks Bygg är en stor organisation med många olika roller har de tidigare upplevt svårigheter med vem som behöver informeras. När det numera sker ett fel i processen kan de stanna upp, titta i processkartan och tydligt se vilka kommande moment och personer som kommer påverkas. Detta arbetssätt säkerställer att de kan minimera mängden följdfel i processen.

Onboarding av nya medarbetare

När nya medarbetare börjar på Lindbäcks Bygg introduceras dem med hjälp av processkartor. På så vis får de en tydlig förståelse för sina arbetsuppgifter och hur de relaterar till övriga delar av verksamheten.

”Det är tydligt för alla medarbetare hur flödet ser ut. De kan se vad som skapas i respektive steg och det ökar förståelse för exempelvis när input måste komma in, då det tydligt framgår var besluten fattas i processerna.”

Avslutningsvis berättar Peter hur de fortsatt ska arbeta med sina processer och få ut ännu mer av arbetssättet. Exempelvis ska de börja med ett förbättringsarbete, uppföljning på avvikelser samt sätta fler KPI:er mot deras processer.