Nordic Paper: Processkartläggning för att implementera IT-stöd

Nordic Paper är ett företag som tillverkar två olika typer av papper; kraftpapper som exempelvis används i papperssäckar, samt Natural Grease Proof papper som används i livsmedelsindustrin. Totalt har de fem pappersbruk där tre finns i Sverige, ett i Norge och ett i Québec.

Vi har träffat Johan Magnusson, systemförvaltare på Nordic Paper, som leder förvaltningsarbete med fokus på utveckling och uppdatering av deras ERP-system. Han har gett oss en inblick i hur Nordic Paper med hjälp av 2c8 Apps både strukturerat och implementerat IT-stöd i verksamheten.

15 augusti 2024

En processbaserad IT-strategi som grund

2c8 Apps började användas av Nordic Paper i samband med att verksamheten skulle ta fram en IT-strategi. De skulle helt enkelt kartlägga och undersöka vilka vägval som skulle tas när det kom till organisationen olika IT-system, samt i vilka processer dessa system fungerade som stöd. Det första man gjorde var att påbörja en processkartläggning av ett nuläge för att sedan kartlägga ett önskat läge. Kartläggningen skedde i workshops tillsammans med de personer som faktiskt arbetade i processerna. På så vis kunde man skapa representativa processer som återspeglade hur de faktiskt arbetade.

”Det var ett heltäckande arbete att kartlägga både huvud- och stödprocesser, för att sedan identifiera var IT-stöden fanns i dessa. Allt från inköp och ekonomi till underhåll och lagerförråd kartlagdes”, säger Johan.

Arbetet resulterade i en mängd av verksamhetens processer som nu fanns beskrivna i visuella modeller. Processmodellerna fungerade sedan som en vägledning i arbetet och genom visualiseringen kunde de exempelvis utreda om processerna skulle finnas i ett system eller om de skulle flyttas ut till andra system.

Underlag för införskaffning och implementation av ett nytt ERP

Under 2022 stod Nordic Paper inför en ny utmaning, vilket var att införskaffa och implementera deras nya ERP. I detta arbete kunde de snabbt dra nytta av processerna som redan var kartlagda under arbetet med deras IT-strategi.

”Vi använde processerna som vi hade skapat och levererade det som ett underlag till olika leverantörer i upphandlingen. Det blev tydligt och visuellt vilka behov vi hade och vad systemet skulle stötta. Detta underlättade för leverantörerna att komma med sina lösningsförslag med tillhörande offerter”, berättar Johan.

Efter upphandlingen tog man även med processerna in i ett omfattande implementationsprojekt av det nya systemet.

”Processerna har varit den centrala delen kring hur vi ska sätta upp systemet. När vi gjort våra lösningsdokument börjar vi alltid med att analysera de kartlagda processerna och beskriver sedan hur lösningen ska jobba utefter det”, fortsätter Johan.

Processerna tillät Nordic Paper att se i vilka aktiviteter där ERP-stödet behövdes och det blev smidigt att säkerställa hela flödet.

Ett större värde

Processerna som ursprungligen kartlades för att sätta en IT-strategi blev i slutändan underlag för både upphandling och implementering av nytt ERP inom Nordic Paper. Johan påpekar att kartläggningen har fungerat som en stöttepelare där de kunnat förlita sig på godkända processer som faktiskt beskriver hur verksamheten fungerar.

”Det är också alltid lättare att prata om en visuell bild än en vägg av text, vilket har underlättat kommunikationen i arbetet”, avslutar Johan.