Ramirent: Ett ledningssystem på helt ny nivå

Ramirent är en ledande leverantör av uthyrningslösningar. De hjälper såväl de stora företagen som den enskilda snickaren med utrustning i kombination med olika tjänster, så som utbildningar. Ramirent lägger fokus på säkerhet och effektivitet hos deras kunder. Ramirent är marknadsledande i 8 av 9 länder där de har 287 anläggningar. I Sverige har de ca 150 000 kunder och 1000 medarbetare.

Redan 2013 började man på Ramirent att arbeta med ledningssystemet, 2019 bestämde man sig för att skapa ledningssystemet i 2c8 Apps. Vi har intervjuat Erik Lindén, HSEQ-chef på Ramirent Sverige, som berättar om deras resa.

7 augusti 2024

Arbetet med ledningssystemet började som ett stort arbete på koncernnivå där man skulle bygga upp ett gemensamt ledningssystem. Processerna man tog fram låg på en mycket detaljerad nivå och det fanns vid denna tidpunkt en begränsad kännedom samt användande i Sverige. Det var helt enkelt svårt att nå ut med det arbete man gjorde. Man började då backa på tidigare strategi och släppa lite mer fritt till de olika länderna. 2017 togs då ett koncernbeslut att endast ha gemensamma processer för nivå 1 och nivå 2 på en övergripande nivå. 2018 började man i Sverige att rita upp processerna för hur man arbetar idag och samla ihop/ta fram instruktioner, mallar och checklistor som stöd i det dagliga arbetet.

”Vi stod utan en ordinarie HSEQ-chef och tog in tre heltidsanställda konsulter för att detaljera våra processer. Med de givna förutsättningarna gjorde detta projekt ett fantastiskt arbete”, berättar Erik Lindén.

I slutet av 2018 beslutades att varje land ska ansvara för sin egen ISO-certifiering och man fick välja vilket verktyg man ville arbeta i. Det var vid denna tid som Erik kom in i företaget.

2c8 Apps som systemstöd i arbetet

I Sverige bestämmer man sig 2019 för att utvärdera vilket IT-system man ska använda sig av i projektet. Här väljer de att använda sig av 2c8 Apps för processkartläggning och informationsmodellering, samt Centuri för dokumentstyrning. Med 2c8 Apps kunde Ramirent jobba upp det till en nivå där man fick den överblick man tidigare hade saknat. Med hjälp av input och outputs i processerna blev allt mycket tydligare och man hade tydliga utgångpunkter för att fortsätta arbetet.

Framgångsfaktorer i projektet

Erik berättar att de viktiga framgångsfaktorerna kan delas upp i två kategorier, det praktiska och utöver det praktiska. I Ramirents fall behövde man ett ledningssystem och man behövde det fort. En praktisk framgångsfaktor var då att ha ett tydligt mandat i form av ledningen. Med hjälp av ledningen kunde viktiga frågor besvaras, exempelvis om man skulle vara certifierad eller inte. Ledningen gav projektet det tryck som behövdes. En annan praktisk framgångsfaktor var själva verktyget.

”I 2c8 såg vi potentialen som kunde hjälpa oss till nästa nivå. Verktyget skulle inte begränsa oss”, förklarar Erik.

Erik nämner också att teamet som ansvarade för ledningssystemet var en stor praktisk framgångsfaktor i projektet.

Utöver det praktiska drog man också andra lärdomar längs vägen. En av dessa var att jobba med förenklingar och då framförallt i de olika aktivitets och processtegen. Detta betyder dock inte att man ska missa att fylla på med relevant information. Lagerfunktionen i 2c8 Apps har gjort att man kan anpassa innehållet efter mottagaren. Ytterligare ett tips Erik har är nyttja möjligheten att arbeta live i verktyget.

”Testa er fram och kasta bort det som inte blir bra. Man sparar så mycket tid på att arbeta live i verktyget”, säger Erik.

Sist men inte minst vill Erik trycka på vikten av att låta det ta tid och fokusera på att jobba med dem som tycket det är kul, de som vill komma framåt och de som tror på det man gör.