Sundbybergs stad: Social- och arbetsmarknadens ledningssystem

Under 2018 arbetade Sundbybergs Stads Social- och Arbetsmarknadsförvaltning intensivt och målinriktat med sitt nya ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Som stöd för arbetet med det nya ledningssystemet har de använd 2c8 Apps för att visualisera verksamhetens processer och Stratsys för att arbeta med planering och uppföljning. Under våren 2019 stod det nya ledningssystemet äntligen klart och lanserades för förväntansfulla medarbetare. Vi har pratat med Ida Bäckström, förvaltningsledare på Social- och arbetsmarknadsförvaltningen, som berättar om arbetet, utmaningar och framgångsfaktorer.

8 augusti 2024

Hos Sundbybergs stad fanns behov av att tydliggöra arbetet med bland annat kvalitetsledning. Ytterligare ville de få en mer sammanhängande helhetsbild av verksamheten. Det fanns även behov hos både medarbetare och chefer av ett mer strukturerat sätt att hantera bland annat verksamhetens rutiner, riktlinjer och mallar. Valet blev att använda 2c8 Apps tillsammans med Stratsys. Ida Bäckström, förvaltningsledare på Social- och arbetsmarknadsförvaltningen i Sundbybergs stad tillsammans med Caroline Nylund ledde projektet att skapa ledningssystemet.

”Det fanns en otydlighet i var man som medarbetare kunde hitta olika typer av dokument och det var ibland oklart om versionen av ett dokument var den senaste”, säger Ida Bäckström

Projektet startade i maj 2018 och en preliminär lansering var planerad till januari 2019. Arbetet med processkartläggningen pågick intensivt under hösten 2018. När januari närmade sig så beslutade man att skjuta fram lanseringen till april 2019. Detta för att hinna med de processer som man sedan innan bestämt skulle vara färdiga vid lanseringen. Den initiala planen inför lanseringen var att alla kärnprocesser i förvaltningen skulle vara kartlagda så att alla medarbetare direkt kunde ha nytta av systemet. Vid lanseringen var ca 160 kärnprocesser kartlagda och publicerade i systemet.

”Vi har lagt mycket tid på delaktighet och information. Vi har haft löpande information om hur arbetet med kvalitetsledningssystemet fortskrider i förvaltningens månadsbrev. Vi har också, på APT och förvaltningsgemensamma träffar, berättat om syfte och mål med kvalitetsledningssystemet samt hur processkartläggningen går till. I och med att många medarbetare också varit delaktiga i kartläggningen av processerna så har de också kunnat informera sina kollegor”, säger Ida.

Processkartläggning genom workshops

Arbetet med processkartläggningen har till största del arbetats fram under workshops. I denna har personer från olika nivåer i organisationen deltagit och gemensamt arbetat fram processerna. Antalet deltagare per workshop varierade, men man eftersträvade att alltid ha med enhetschef, gruppledare och minst en medarbetare ifrån varje process. Efter varje workshop så har projektledarna skickat ut bilder på de gemensamt skapade processerna till deltagarna. Detta för de enkelt ska kunna gå igenom dem igen och därefter återkomma med eventuella ändringar eller tillägg.

”2c8 Apps har underlättat processkartläggningen i hög grad. Det har varit enkelt att rita processer och det har gått fort, vilket varit en förutsättning för att kunna rita direkt på workshopen. Vi har främst använt oss av processmodeller men även använt organisationsmodeller för att mer detaljerat kunna beskriva de olika enheterna i förvaltningen; det har gett mer djup än det klassiska organisationsschemat”, säger Ida.

Utmaningar med ledningssystemet

En utav de största utmaningarna med att införa det nya ledningssystemet har enligt Ida varit tidsaspekten.

”Det tar mycket tid att kartlägga processer på det sätt vi gjort. Vi som projektledare har haft tid avsatt för detta men verksamheten har ibland, av förklarliga skäl, varit tvungna att prioritera annat. Vi hade turen att ha en engagerad förvaltningsledning som förstod och tydliggjorde fördelarna av att snabbt komma framåt utan att stressa igenom moment”, säger Ida

Efter lanseringen av ledningssystemet

Responsen från medarbetarna av lanseringen av ledningssystemet har varit väldigt positivt, upplever Ida. Medarbetarna tycker att det är bra att de hittar allt går att hitta i ett och samma system. Feedbacken från nyanställda har även den varit mycket positiv, då det är enkelt att snabbt förstå sina arbetsuppgifter.

Arbetet med processerna kommer fortlöpa genom fortsatta kartläggning. Det som återstår är kartläggning av vissa stödprocesser, samt utveckla organisationen kring förvaltningen av kvalitetsledningssystemet och processerna. Fokus kommer även läggas på användningen av kvalitetsledningssystemet både för medarbetare och chefer. Ida understryker att det är viktigt att personer med beslutsmandat för processen också är ägare av den. De bestämde därför redan från start att enhetscheferna äger de kärnprocesser som finns i den egna verksamheten. Dock så har de under arbetets gång insett att de även kommer att behöva utse processledare . Dessa ska ansvara för att processen utvecklas och uppdateras då enhetscheferna inte alltid kommer att mäkta med detta.

”Vi tycker att det är viktigt att understryka att kvalitetssystemet aldrig kommer att bli en färdig produkt utan att det är ett system i ständig förändring, precis som våra verksamheter, och att det är ett gemensamt ansvar att innehållet i systemet är så bra som möjligt”, säger Ida.