Zurface: Vägen till tre ISO-certifieringar med hjälp av 2c8 Apps

Zurface är ett företag som utvecklar hållbara naturstenslösningar och är Nordens största leverantör av olika former av natursten. De hade som mål att bli ISO-certifierade inom kvalité, miljö och arbetsmiljö – allt inom loppet av 8 månader. Vi har pratat med Vanessa Vicko, hållbarhetskoordinator på Zurface och ansvarig för projektet, om hur vägen till deras certifiering sett ut.

15 augusti 2024

Med moderbolag i Danmark och bara 15 anställda i Sverige såg Zurface Sweden ett gyllene tillfälle att i ett tidigt skede bygga upp ett ledningssystem. De hade ambitiösa hållbarhetsmål och ville sätta en ny standard inom branschen. Utmaningen de hade framför sig var att skapa ett komplett ledningssystem som uppfyller ISO 9001, ISO 14001 och ISO 45001. Slutmålet var att bli certifierade inom alla tre standarder, men även få en struktur och insyn i verksamheten att utveckla över tid.

Att finna rätt verktyg för ändamålet

Direkt såg de verksamhetens processer som en av de största byggstenarna i ledningssystemet. Arbetet började dock med en mall i Excel där de skulle beskriva alla processer i kolumner, i textform. De började med att identifiera sina processer men det tog inte lång tid innan de insåg att det inte var det bästa arbetssättet för dem.

”Vi började märka ganska snabbt att arbetssättet inte var optimalt utifrån vår organisation och vi behövde ett bättre verktyg för att stödja det här stora arbetet”, berättar Vanessa. 

Det var då de introducerades för 2c8 Apps – verktyget för att visuellt kartlägga sina processer.

”När vi bytte från Excel till 2c8 Apps var det som att se färg för första gången, efter att ha sett allt i svartvitt tidigare”, fortsätter Vanessa.

Att involvera medarbetarna i arbetet

Vanessa lärde sig systemet snabbt och började sedan kartlägga processerna de identifierat. Tillsammans med sina kollegor satte hon sig ner i workshops och intervjuer för att kartlägga processerna så representativt och verklighetstrogna som möjligt.

”Jag fick nästan lära mig på nytt vad en process faktiskt innebär. När vi satt tillsammans och kartlade processerna öppnades diskussioner upp och vi lärde oss vår egen organisation bättre. Alla engagerades i arbetet”, berättar Vanessa.

Tillslut hade de kartlagt över 30 processer som bestod av ledningsprocesser, huvudprocesser och stödprocesser. Med hjälp av färdiga kravmodeller från Kravpaketet kunde de enkelt adressera kraven utifrån de tre olika standarderna, direkt till processer och aktiviteter som de berörde. Detta gjordes parallellt med kartläggningen och var ett effektivt arbetssätt för att baka in standarderna i ett och samma ledningssystem. Under arbetets gång kopplade de även sina dokument i form av checklistor, policys och instruktioner direkt till sina modeller i 2c8 Apps.

Varje vecka hade de olika fokusområden, exempelvis att ena veckan fokusera på målen och andra veckan på intressentkraven. Även här skapade de modeller i 2c8 Apps för att visualisera målen, adressera dem utifrån kraven samt kartlägga sina intressenter och deras krav.

Vägen till certifiering

Innan certifieringen ägde rum hade de en så kallat ”för-revision”. Vanessa och hennes kollegor skickade in allt underlag i form av befattningsbeskrivningar, rutiner, mål och all dokumentation som styrkte ledningssystemet. Under en heldag satt de tillsammans med revisorn som ställde en mängd frågor utifrån kraven som fanns.

”Det som var så himla bra var att vi hela tiden kunde hänvisa till det som vi skapat i 2c8 Apps. Ställde revisorn en fråga kunde vi bara gå in i processen som den berörde och det blev så tydligt hur vi arbetade kring detta. Vi kunde helt enkelt bemöta alla frågor med bevis från kartläggningen. Det blev grunden för hela revisionen”, säger Vanessa.

Responsen som de fick av revisorn var också väldigt positiv.

”Revisorn var väldigt imponerad över arbetet som hade gjorts, hur lätt det var att förstå och att det blev tydligt hur ledningssystemet implementerats inom vårt företag. Det var enligt honom en av de mest utförliga kartläggningar han hade sett”, fortsätter Vanessa.

Målet med för-revisionen var att identifiera avvikelser i arbetet som de kunde åtgärda innan den riktiga revisonen skulle äga rum. Resultatet var enbart tre mindre avvikelser, vilket var glädjande nyheter för Vanessa och hennes kollegor.

Fortsatt nytta och vägen framåt

Efter att avvikelserna var åtgärdade kom revisorn på platsbesök där medarbetare fick visa upp sina processer, blev intervjuade och arbetsplatsen undersöktes. Efter detta besök fick Zurface, med Vanessa i spetsen, äntligen sina tre certifieringar.

Utöver själva certifieringen fick de även ut mycket mer av arbetet som hade gjorts. Materialet som de hade skapat publicerades ut i verksamheten, lättillgängligt för alla medarbetare via intranätet. Här kunde alla anställda på Zurface se hur arbetet ska gå till för att de ska leva upp till kraven som ställs, klicka sig in i processer för att finna mer detaljerad information och även finna alla dokument de behöver. Vanessa menar på att publiceringen också skapat en förståelse hos alla medarbetare om varför arbetet utförs som det görs. Man förstår helt enkelt varandras arbete mycket bättre.

”Det har skapats ett engagemang för ledningssystemet i hela verksamheten. Jag hör hur mina kollegor pratar om det, hänvisar till det och använder det i sitt vardagliga arbete. Det uppmärksammas även ifall vissa processer känns ineffektiva, vilket då innebär att vi sätter oss tillsammans och förbättrar de befintliga processerna”, avslutar Vanessa.

Sammanfattningsvis blev det stora arbetet ett mycket mer lätthanterligt projekt genom att samla allt i ett och samma system – visuellt beskrivet för mottagarna. Certifieringen visade sig vara en del i något mycket större, där medarbetare engageras och vidareutveckling möjliggörs.